従業員データ変換はユーザ詳細で権限を付与されたユーザのみ利用できます。
「従業員データ変換」はアップロードした従業員情報を経費精算/WF・労務HR・給与計算向けの
CSVファイルとして変換・出力する機能です。
変換したCSVファイルは従業員の一括登録に利用できます。
このページでは従業員データ変換の使い方をご説明します。
目次
従業員データ変換
共通IDと各サービス間では、ユーザ基本情報（姓名/メールアドレス/スタッフコード）のみ
同期されます。
それ以外の従業員情報は各サービスごとに登録する必要があります。
従業員データ変換では、アップロードした複数ファイルの従業員情報を統合し、
経費精算/WF・労務HR・給与計算の従業員登録に利用するCSVファイルとして変換・出力できます。
変換元となるファイルは複数アップロードできます。
また、異なる管理者からそれぞれアップロードすることも可能です。
以下、データ変換の手順となります。
1. 管理者権限を持つアカウントで共通IDにログインします。
共通IDログインページ
→https://id.jobcan.jp/users/sign_in
2. 従業員データ変換を利用するユーザに権限を付与します。
従業員データ変換を利用するには、ユーザ詳細から権限を付与する必要があります。
機能を利用させたいユーザのユーザ詳細を開き、共通ID権限欄の「従業員データ変換の利用権限」に
チェックを入れてください。
管理者/一般ユーザのどちらでも利用可能です。
3. 利用権限を持つアカウントで共通IDにログインし、「従業員データ変換」をクリックします。
4. ビジネスネームの利用状況を確認します。
すでにビジネスネームを登録している従業員がいる場合、「「労務」「給与」サービスでビジネスネームを
登録している従業員がいる」にチェックを入れます。
チェックの状態によって、氏名情報の登録・更新時に必要な項目が変わります。
＞チェックがある場合
「姓」「名」「ビジネスネーム姓」「ビジネスネーム名」のいずれか1つでもデータ変換する場合は、
変換元となるCSVファイルに「姓」「名」「ビジネスネーム姓」「ビジネスネーム名」の4項目を
含める必要があります。
＞チェックが無い場合
変換元となるCSVファイルに「ビジネスネーム姓」「ビジネスネーム名」の2項目を含めることは
できません。
|
補足事項 チェックの状態は保存されるため、次回以降は設定不要です。 |
5. 必要に応じてフォーマットをダウンロードします。
変換元となるCSVファイルを作成するため、「CSVフォーマットをダウンロード」からフォーマットを
ダウンロードしてください。
各サービスからダウンロードできる従業員情報のフォーマットも「従業員データ変換」に対応しています。
登録済みの従業員情報を編集したい、あるいは、いずれかのサービスにしか登録が無い従業員を
他のサービスに登録したいという場合は、各サービスから従業員情報をダウンロードして編集すると
便利です。
従業員情報のダウンロードについては以下のヘルプページをご確認ください。
6. フォーマットを編集し、変換元ファイルを作成します。
Excel等でフォーマットを編集し、変換元ファイルを作成します。
ファイルは「CSV（カンマ区切り）」形式で保存してください。
ファイル作成の前に、こちらの注意事項をご確認ください。
7. 作成した変換元ファイルをアップロードします。
「アップロード」をクリックすると、ダイアログが開きます。
「ファイルを選択」をクリックし、アップロードするファイルを選択してください。
その後、ダイアログ内の「アップロード」をクリックしてアップロードを実行します。
※ 経費精算/WFからダウンロードしたデータは、ここにアップロードすることはできません。
経費精算/WFの「ダウンロード」をクリックして表示される画面でアップロードしてください。
変換元ファイルは複数アップロードできます。
「追加アップロード」をクリックして追加のファイルをアップロードしてください。
アップロードしたファイル名の右側には、アップロードした日時と実行者名が表示されます。
アップロードしたファイルをすべて削除する場合は、画面右上の「新規取込」をクリックしてください。
なお、削除したファイルを復元することはできません。
8. 各サービス用に変換されたCSVファイルをダウンロードします。
アップロードした変換元ファイルは自動で統合され、ひとつのCSVファイルとしてまとめられます。
各サービス名右横の「ダウンロード」をクリックして、各サービスに対応したCSVファイルを
ダウンロードしてください。
経費精算/WFの「ダウンロード」をクリックすると、ダイアログが開きます。
［２．変換元CSVアップロード］でアップロードしたファイル内に、経費精算/WFに登録済みのユーザが
含まれる場合は、【１】から経費精算/WFのユーザデータをアップロードしてください。
含まれない場合は、【２】のチェックボックスにチェックを入れてください。
上記どちらかを行うことで、ダイアログ内下部の「ダウンロード」から経費精算/WF用のCSVファイルを
ダウンロードできます。
詳しくは「経費精算/WF用の出力ファイルについて」をご確認ください。
変換元ファイルの注意事項
変換元ファイルを作成・アップロードする際には以下の点にご注意ください。
また、「経費精算/WF用の出力ファイルについて」もご確認ください。
・システムはスタッフコードで従業員を判別し、データを統合するため、変換元ファイルには
スタッフコードが必須です。
・変換元ファイルの必須項目はスタッフコードのみです。
ただし、出力したファイルを各サービスで取り込む際には以下の項目が必須となります。
- 経費精算/WF：「氏」「名」「メールアドレス」「権限コード」
- 労務HR・給与計算：「姓」「名」「入社日」
・情報を登録・更新する必要のない項目がある場合、列ごと削除してください。
空欄の項目は空白で上書きされ、元々登録されていた情報が削除されます。
ただし、経費精算/WFからダウンロードしたデータについては、列を削除すると「経費精算/WFから
ダウンロードしたデータである」とみなされなくなります。
・経費精算/WFからダウンロードしたデータは、経費精算/WF用の出力ファイルをダウンロードする際に
のみアップロードできます。
ただし、編集して1列でも削除すると「経費精算/WFからダウンロードしたデータである」と
みなされなくなります。
そのため、経費精算/WFのデータを他のサービスに登録したい場合は、アップロード前に編集して
不要なデータを1列以上削除するか、「従業員データ変換」からダウンロードしたフォーマットに
転記してください。
逆に、経費精算/WF用の出力ファイルをダウンロードする際に追加でアップロードしたい場合は、
列を削除しないでください。
・「姓」「名」「入社日」は空欄のままアップロードするとエラーになります。
入力しない場合、列を削除してください。
・ビジネスネームを利用する設定のときに「姓」「名」「ビジネスネーム姓」「ビジネスネーム名」の
いずれかを登録する場合は、「姓」「名」「ビジネスネーム姓」「ビジネスネーム名」の
4項目がすべて必要です。
これらの項目は、ひとつの変換元ファイルにまとめて記載する必要はありません。
変換元ファイルすべてを取りまとめたときに4項目が揃うようにしてください。
・経費精算/WF用の出力ファイルは、ダウンロードの際にアップロードするデータに対して
［２．変換元CSVアップロード］からアップロードしたデータを上書きすることで作成されます。
具体例は「複数ファイルで重複する項目がある場合」をご確認ください。
・変換元ファイルに「銀行名ｶﾅ」、「支店名ｶﾅ」の入力があっても、経費精算/WF用の出力ファイルを
ダウンロードする際に「銀行名ｶﾅ」、「支店名ｶﾅ」が空欄で出力されることがあります。
以下の条件を満たすとき、「銀行名ｶﾅ」、「支店名ｶﾅ」は空欄で出力されます。
- 出力の際に追加でアップロードするデータの「銀行コード」または「銀行名」が
その他の変換元ファイルによって更新される場合、「銀行名ｶﾅ」をクリアする。 - 出力の際に追加でアップロードするデータの 「支店コード」または「支店名」が
その他の変換元ファイルによって更新される場合、「支店名ｶﾅ」をクリアする。
・ビジネスネームを利用する設定のとき、経費精算/WF用の出力ファイルでは、変換元ファイルの
「ビジネスネーム姓」「ビジネスネーム名」を「氏」「名」として出力します。
変換元ファイルに「ビジネスネーム姓」「ビジネスネーム名」の情報が無いスタッフについては、
「姓」「名」を「氏」「名」として出力します。
・労務HRのグループコード1～3は、経費精算/WF用の出力ファイルでは項目「グループコード」内に
セミコロン区切りでまとめて出力されます。
例）グループコード1～3（労務HR）→グループコード（経費精算/WF）の変換
| 変換元ファイル（労務HR） | 出力ファイル（経費精算/WF） | |
| グループコード1：1001 グループコード2：1002 グループコード3：1003 |
→ | グループコード：1001;1002;1003 ※セミコロン区切りで複数出力可 |
・経費精算/WFでは、1項目内にセミコロン区切りで複数の値が出力される項目があります。
ただし、変換元ファイル内にこれらのセミコロン区切りが含まれる項目があったとしても、
複数項目に分割して出力することはできません。
例）グループコード→グループコード1～3（労務HR）の変換
| 変換元ファイル | 出力ファイル（労務HR） | |
| グループコード：1001;1002;1003 | → | グループコード1：1001;1002;1003 グループコード2：空白 グループコード3：空白 ※ セミコロンごとに項目を区切って出力することはできません。 |
・労務HR・給与計算では 「普通」「当座」という文字列で預金種別を表しますが、
経費精算/WFでは「普通」は "1" 、「当座」は "2" という数値で表します。
このルールにしたがい、出力の際には対象のサービスに合わせて数値を文字列に、文字列を数値に
変換します。
・経費精算/WFの立替口座として出力されるのは、フォーマットの項目「口座情報1」に入力した情報です。
他サービスの従業員情報をアップロードする場合は、「労務HRの口座」および「給与計算の第一口座」
も同一の項目として扱われます。
「給与計算の第二・第三口座」を立替口座として出力することはできません。
・取込項目名「経費精算/WF_備考」「経費精算/WF_役職コード」は経費精算/WF用の出力ファイルに
のみ出力されます。
経費精算/WFからダウンロードしたデータ内の「備考」「役職コード」は項目名に「経費精算/WF_」が
ついていません。
「備考」「役職コード」を経費精算/WF専用の項目として利用したい場合はアップロード前にデータを
編集し、項目名を変更してください。
変換元ファイルが複数あるとき、システムはスタッフコードで従業員を識別し、情報を統合します。
その際、複数の変換元ファイルで重複する項目がある場合は、あとからアップロードされたファイルの
内容を採用します。
|
例1）スタッフコード001の従業員について、変換元ファイルAでは「姓：田中」、 変換元ファイルA 変換元ファイルB ・A→Bの順にアップロード ・B→Aの順にアップロード
例2）経費精算/WF用の出力ファイルをダウンロードする際に追加でデータをアップロードした場合 変換元ファイルC（［２．変換元CSVアップロード］からアップロードしたデータ） 変換元ファイルD（追加でアップロードしたデータ） 経費精算/WF用の出力ファイルは、ダウンロードの際に追加でアップロードしたデータを元に ビジネスネームを利用しない設定のとき、フォーマットの「姓」と経費精算/WFの「氏」は |
経費精算/WF用の出力ファイルについて
経費精算/WF用の出力ファイルをダウンロードする場合、［２．変換元CSVアップロード］で
アップロードしたファイル内に、経費精算/WFに登録済みのユーザが含まれるか否かによって
ダウンロード方法が異なります。
なお、取込ファイルの追加とチェックボックスの選択は、どちらか一方のみ可能です。
どちらも行っている場合、以下のエラーメッセージが表示され、ダウンロードを実行できません。
関連ヘルプ：ユーザをCSVファイルから一括登録する（経費精算/WFヘルプ）
経費精算/WFでは、一括登録の際、IDが一致するユーザに対して情報を上書きします。
また、フォーマットの21項目がそろっていなければ登録を実行できないため、
更新を希望しない項目があっても、列をフォーマットから削除できません。
セルが空白のままアップロードすると登録済みの情報が消えてしまうため、
更新を希望しない項目については、登録済みの情報を取込んで出力ファイルを作成する必要があります。
上記の理由から、［２．変換元CSVアップロード］でアップロードしたファイル内に、経費精算/WFに
登録済みのユーザが含まれる場合は、ダウンロードの際、経費精算/WFのユーザデータを追加で
アップロードしてください。
「【１】経費/WFに登録済みのユーザが含まれる場合」の「ファイルを選択」をクリックして、
経費精算/WFからダウンロードしたユーザデータを選択してください。
その後、ダイアログ下部の「ダウンロード」をクリックして出力ファイルをダウンロードします。
＜経費精算/WFのユーザデータについて＞に戻る
画面上部に戻る
［２．変換元CSVアップロード］でアップロードしたファイル内のユーザが全員、経費精算/WFに
未登録であれば、データの追加アップロードは必要ありません。
「【２】経費/WFに登録済みのユーザが含まれない場合」の「経費/WFからのデータを取込まずに
ダウンロードする」にチェックを入れてください。
その後、ダイアログ下部の「ダウンロード」をクリックして出力ファイルをダウンロードします。
＜経費精算/WFのユーザデータについて＞に戻る
画面上部に戻る
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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